メールの添付忘れを防ぐには？完璧なメールにファイルがいなかった

 

 

株式会社ツヤヤカの床すれすれの民、通称とこじゅんです。

8年間のニート生活を終え、会社員として社会復帰しました。

仕事でメールを送るときは、間違いがないように確認します。

宛先、件名、文章。

誤字や失礼な表現がないか、何度も読み返します。

今回の僕も、いつも以上に慎重でした。

その結果、文章は完璧なメールが完成しました。

文章は。

宛先よし、件名よし、文章よし

僕は送信前のメールを見ながら、一つずつ確認しました。

「宛先よし、件名よし、文章よし……」

送り先に間違いはありません。

件名だけでも用件が分かります。

本文には、あいさつと必要な説明がきちんと入っています。

何度読み直しても問題は見つかりません。

「完璧なメールができた」

僕は満足しながら、送信ボタンを押しました。

ここまで確認したのだから、もう安心です。

そう思った直後、きーたさんからチャットが届きました。

「添付ファイルどこにおるん？」

画面には、きーたさんからの短いメッセージが表示されています。

「とこじゅん、添付ファイルどこにおるん？」

えっ。

メールの本文には、確かに「資料を添付いたします」と書きました。

しかし、メールの添付欄には何もありません。

送る予定だったファイルは、デスクトップに置かれたままです。

ファイルが消えたわけではありません。

「パソコンの中には、います」

居場所は分かっています。

メールには、いません。

文章の確認に集中して、添付を忘れた

メールの添付忘れは、ファイルを用意していなかったから起きるとは限りません。

ファイルを作成し、名前を付け、保存するところまで終わっていても、最後の添付操作が抜けることがあります。

特に本文を丁寧に直していると、文章を完成させることへ意識が向きます。

「資料を添付します」と書いたことで、添付まで済ませたような気持ちになる場合もあります。

僕の確認項目は、次の三つでした。

宛先
件名
文章

そこに「添付ファイル」がありませんでした。

チェックリストどおりに確認した結果、チェックリストにないものだけを忘れました。

メールの添付忘れを防ぐ方法

添付ファイルの送り忘れを減らすには、送信前の手順を決めておくと安心です。

1．本文を書く前にファイルを添付する

先にファイルを添付し、そのあとで宛先や本文を入力します。

メールを作り始めた段階で添付しておけば、文章の修正に集中したあとでも忘れにくくなります。

ただし、別のファイルを添付しないよう、ファイル名と内容の確認は必要です。

2．送信前の確認項目へ「添付」を加える

メールを送る前に、次の順番で確認します。

宛先は正しいか
件名は分かりやすいか
本文に間違いはないか
必要なファイルが添付されているか
添付したファイルの内容は正しいか

「添付されている」だけでなく、「送るべきファイルか」まで確認することが大切です。

3．送信ボタンを押す前に本文の言葉を探す

本文へ「添付」「資料」「ご確認ください」などと書いた場合は、添付欄も確認します。

メールソフトに添付忘れを知らせる機能がある場合は、補助として利用できます。

ただし、表現によっては検知されないこともあるため、最後は自分の目でも確認します。

4．ファイル名を分かりやすくする

似た名前のファイルが複数あると、古い資料や作業途中のデータを送ってしまう可能性があります。

内容や日付、版が分かる名前にしておくと、送信前に確認しやすくなります。

添付を忘れたら、気づいた時点で送り直す

添付忘れに気づいた場合は、そのままにせず、短いお詫びとともにファイルを送り直します。

例えば、次のように伝えます。

先ほどのメールに資料を添付できておりませんでした。
大変失礼いたしました。改めて添付いたしますので、ご確認をお願いいたします。

長い言い訳を重ねるよりも、何が抜けていたのかを伝え、必要なファイルを確実に送ることが大切です。

もちろん、送り直すメールにもファイルが付いているか確認します。

二度目の「パソコンの中には、います」は使えません。

ミスを減らすには、確認項目も見直す

僕は、送信前にきちんと確認していました。

それでも添付を忘れたのは、確認する項目そのものが足りなかったからです。

仕事で同じようなミスが起きたときは、「もっと注意する」だけで終わらせず、手順やチェックリストを見直す方法があります。

今回から僕の確認項目には、「添付ファイル」が追加されました。

宛先よし。

件名よし。

文章よし。

添付よし。

あとは、送信するファイルが本当に最終版かどうかです。

それは、また別のお話です。

株式会社ツヤヤカについて

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内装仕上げ、床工事、設備、建具、大工工事など、主に建物の室内に関わる工事をご相談いただけます。

室内を使いやすく整えたい、古くなった部分を修繕したい、退去後の部屋をきれいにしたいなど、建物のお困りごとをお聞かせください。

現在の状態やご希望を確認し、必要な工事を一緒に整理します。

今日のとこじゅん

ファイルはなくしていません。
届けることに失敗しただけです