仕事のメモを全部書いたら要点が消えた｜指示を分かりやすく残す方法

 

株式会社ツヤヤカの床すれすれの民、通称とこじゅんです。

8年間のニート生活を終え、会社員として社会復帰しました。

会社で仕事を教わるときは、忘れないようにメモを取ります。

メモを取る姿勢は大切です。

一言も聞き逃さない集中力も大切です。

しかし、聞いたことを全部書けばよいとは限りません。

今回は、全部書いた結果、何をすればよいのか分からなくなった話です。

現場写真の整理方法を教わった

ある日、営業部のあーまさんから現場写真の整理を教えてもらいました。

あーまさんは、とにかくよくしゃべります。

そして、とにかく褒めます。

「この写真を施工前・施工中・施工後に分けて、ファイル名に日付と場所を入れてください！」

僕は「はい！」と返事をして、ノートを開きました。

忘れないように、最初から丁寧に書きます。

必要な作業は、次の三つでした。

1. 写真を施工前・施工中・施工後に分ける
2. ファイル名に日付と場所を入れる
3. 分からない写真は自分で決めずに確認する

本来なら、この三つをメモすれば十分です。

しかし、あーまさんの説明はここで終わりません。

褒め言葉までメモした

「分からない写真は聞いてください！」

ここまでは重要な指示です。

その直後、あーまさんの褒める時間が始まりました。

「ちゃんとメモしてるのすごい！」

「姿勢もいい！」

「ペンの持ち方もきれい！」

僕は、一言も逃さないように書きました。

分からない写真は聞く。

メモしていてすごい。

姿勢がいい。

ペンの持ち方がきれい。

途中から、業務指示と僕への評価が同じページに並び始めました。

あーまさんは止まりません。

僕のペンも止まりません。

気がつくと、ノートは細かい文字で何ページも埋まっていました。

一言も逃していません

僕のノートを見たあーまさんは、さらに褒めてくれました。

「全部書いたんですか!? すごい！一言も逃さない集中力！」

僕は答えました。

「はい。一言も逃してません」

説明も、注意点も、褒め言葉も逃していません。

完璧な記録です。

ただし、完璧なメモではありませんでした。

パソコンの前でノートを開きます。

ページをめくります。

さらにめくります。

大切な指示が、大量の褒め言葉に埋もれています。

「それで……何をすればいいんだっけ」

あーまさんは、最初のページの上にある三行を指しました。

「必要なのはここだけです！ここまで書けたのもすごい！」

褒め言葉までメモしたら、要点が消えました。

仕事のメモは記録ではなく、次の行動のために取る

仕事のメモには、聞いた言葉を残す役割があります。

しかし、最終的な目的は、あとから正しく行動できるようにすることです。

すべてを書き写しても、必要な情報を見つけられなければ作業を始められません。

指示を受けるときは、次の項目を意識すると整理しやすくなります。

何をするのか
いつまでにするのか
どの資料やデータを使うのか
完成した状態は何か
分からない場合は誰に確認するのか
終わったら誰へ報告するのか

説明を聞きながら、すべてをきれいにまとめる必要はありません。

最初は短い言葉で書き、説明が終わってから項目を整理する方法もあります。

要点が見えるメモの書き方

今回の指示なら、次のようにまとめられます。

やること

現場写真を施工前・施工中・施工後に分類する
ファイル名へ撮影日と場所を入れる

確認すること

どの分類か判断できない写真は、あーまさんへ確認する

完了後

分類とファイル名を見直す
終わったことを報告する

見出しや箇条書きを使うと、あとから必要な情報を探しやすくなります。

特に重要な箇所へ丸や下線を付ける方法もあります。

メモの量を減らすことだけが目的ではありません。

何をすればよいのかが、一目で分かる状態にすることが大切です。

現場写真を整理する理由

建設業や内装工事では、工事の状態を記録するために写真を撮影します。

施工前、施工中、施工後の写真を整理すると、工事によって何が変わったのかを確認しやすくなります。

写真が増えるほど、ファイル名やフォルダの分け方が重要になります。

同じような写真が並んでいると、撮影場所や時期が分からなくなることがあるためです。

管理方法は会社や現場によって異なりますが、一般的には次の情報をそろえると探しやすくなります。

撮影日
現場名
部屋や場所
工事項目
施工前・施工中・施工後の区分

決められたルールがある場合は、その形式へ統一します。

判断できない写真を想像で分類せず、撮影した人や担当者へ確認することも大切です。

メモを取ったあとに確認する

説明が終わったら、自分の理解が合っているか短く確認します。

「施工前・施工中・施工後に分け、日付と場所をファイル名へ入れればよいですか？」

このように自分の言葉で言い直すと、認識の違いに気づけます。

質問することは、説明を聞いていなかった証拠ではありません。

正しく作業するための確認です。

ノートを何ページも書いてから迷うより、最初に要点を確認したほうが早く進められます。

今回の僕にも必要な行動でした。

ペンの持ち方を褒められたところで安心している場合ではありません。

株式会社ツヤヤカについて

株式会社ツヤヤカでは、住宅、賃貸物件、店舗、事務所などのリフォーム・リノベーション・原状回復工事に対応しています。

内装仕上げ、床工事、設備、建具、大工工事など、主に建物の室内に関わる工事をご相談いただけます。

工事内容や現場の状態を確認し、必要な作業を整理しながら進めます。

室内のお困りごとや修繕について、まずはお気軽にお問い合わせください。

今日のとこじゅん

ノートは何ページも書いた。
必要な指示は、最初の三行だった。

あーまさんの説明は、全部記録できました。

褒め言葉も、全部残っています。

仕事に必要だったかは分かりません。

ただ、姿勢とペンの持ち方には少し自信がつきました。

次からは、褒め言葉だけ別のページに書こうと思います。